Formation OJS Grenoble janvier 2015 - Fonctionnement

Journée de formation sur OJS assurée par Claude Sabbah à Grenoble le 6 janvier 2015 - Première partie : fonctionnement

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1. Visite de certains sites

Les revues éditées sous OJS ont un air de famille, malgré une cosmétique parfois différente. OJS est souvent utilisé à la fois pour la gestion éditoriale et pour la mise en ligne des revues, qui peuvent être d'accès libre ou restreint par abonnement. La présentation par défaut, sans fioritures, est visible sur la revue Math Scandinavica

On remarque les rubriques HOME, ABOUT, USER, etc. qui sont reconnaissables dans toutes les revues OJS, plus d'autres qu'on peut ajouter ou retrancher par paramétrage.

Cette revue est hébergée par un site qui héberge de nombreuses autres revues sur des thématiques très diverses. Je reviens sur la notion de site et d'utilisateur dans la partie "paramétrage" ci-dessous. À noter que le site permet plusieurs langues, alors que la revue Math Scandinavica n'utilise que l'anglais. Dans la configuration actuelle, elle pourrait utiliser toute langue disponible sur le site (mais pas d'autre, sauf à les rendre aussi disponibles sur le site).

Voici un autre exemple où la présentation a été plus travaillée: la revue catalane de droit public, qui utilise trois langues.
On reconnait les rubriques standard, ainsi que d'autres. Les blocs à droite sont un peu plus travaillés, il y a des blocs à gauche. La revue est aussi hébergée par un site multi-journaux (ici deux), qu'on trouve en cliquant sur "Other journals" dans le bloc de droite. On pourrait aussi le trouver en cliquant sur la rubrique ABOUT, puis en allant sur la carte du site, si un lien est donné (ce n'est pas le cas dans cet exemple, mais c'est dans la présentation standard).

Les revues Electronic Journal of Probability et Electronic Communications in Probability sont hébergées par un même site. La présentation du site est la présentation par défaut d'OJS, tandis que la présentation des revues a été beaucoup plus travaillée. La présentation des articles contient beaucoup d'informations de type métadonnées, alors que celle de Math Scandinavica est strictement minimale.

Le site Mathrice héberge le Journal de théorie des nombre de Bordeaux (JTNB), le Journal de l'École polytechnique — Mathématiques (JEP) et le SMAI Journal of Computational Mathematics (SMAI-JCM). Curieusement, ce dernier n'est pas visible dans la liste des revues du site. Pour ces revues, la diffusion est assurée par cedram et OJS n'est utilisé que pour la gestion éditoriale.

Les avantages et problèmes de l'hébergement de plusieurs revues sur un même site sont analysés dans la partie concernant le paramétrage.

2. Rôles

La structure éditoriale d'OJS repose sur la notion de rôle et des droits associés. On peut visualiser des pages d'une revue sans être inscrit comme utilisateur, mais les acteurs sont tous inscrits comme utilisateurs.

Chaque site de revues possède une seule base d'utilisateurs. Un utilisateur est uniquement identifié par son adresse électronique. Un utilisateur s'inscrit (ou est inscrit par un rédacteur ou le journal manager) dans la base par l'intermédiaire d'une revue hébergée. Il peut alors prendre certains rôles dans d'autres revues sans avoir à se ré-inscrire. Le rôle de base est celui de lecteur, avec des droits très minimes. Néanmoins, l'information de la première revue à laquelle il s'est inscrit lui reste attaché.

Les rôles ont un nom interne qui ne correspond pas nécessairement à ceux qu'on utilise habituellement. Aussi je mettrai ces noms de rôle en italique. Un même utilisateur peut avoir plusieurs rôles dans une même revue, et ça apparaîtra sur sa page d'ACCUEIL DE L'UTILISATEUR, de même que les rôles dans les autres revues du site dans lesquelles il a un rôle (s'il y en a).

Le Directeur (de la revue)/Journal Manager (JM) est le joker qui peut prendre la place de tout utilisateur inscrit en premier dans sa revue, et effectuer des actions pour lui. Il paramètre aussi la revue. Il maintient la base en tuant les spams, par exemple.

Le Rédacteur/Editor est le rédacteur en chef. Il a accès  à toute l'information de tous les articles traités, à tout moment, même quand il n'en a pas la charge. Plusieurs utilisateurs peuvent avoir ce rôle. Je trouve que ce rôle convient bien aussi à un secrétaire de rédaction, s'il y en a. Si on a un secrétaire de rédaction qui a quelques compétences informatiques, on peut lui donner les deux rôles de Directeur et Rédacteur.

Le Chef de rubrique/Section Editor est le rédacteur, membre du comité de rédaction. Il a accès à toute l'information éditoriale des articles dont il a la charge uniquement.

Dans la pratique, lors du premier paramétrage, le Directeur inscrit le/les Rédacteur(s) et les Chefs de rubrique comme utilisateurs de la revue, en leur attribuant leur rôle.

Les Évaluateurs/Reviewers sont souvent inscrits comme utilisateurs, avec leur rôle, lors de la désignation des rapporteurs dans le processus éditorial. Ce sont les rédacteurs en charge de l'article Rédacteur et/ou Chef de rubrique qui le font.
Attention: lorsqu'on inscrit un utilisateur dans la base, il est poli de cocher la case qui lui envoie un courriel de bienvenue dans la base, disant qu'il peut demander à ne plus en faire partie.

Pour soumettre un article à la revue, il faut s'inscrire en tant qu'Auteur/Author.
Attention: des auteurs qui s'inscrivent en oubliant de cocher la case Auteur n'ont pas accès à la procédure de soumission. Ils vont naviguer pour essayer de trouver la solution et finissent par envoyer un courriel au contact de soutien indiqué dans la rubrique À PROPOS. Il faut savoir que le problème provient de cette case non cochée. Le Directeur peut alors se connecter en tant que l'auteur en question, et cocher cette case dans son profil, ce qui règle le problème.

Les autre rôles sont plus techniques, et décrits plus loin.

3. Inscription d'un utilisateur

Lorsqu'un utilisateur s'inscrit à la base, ou lorsqu'il est inscrit par le JM ou par un Rédacteur, ou par un Chef de rubrique (dans le cas des Évaluateurs), je préconise de ne remplir que les champs obligatoires (marqués par une *), et d'indiquer le pays. Inutile de mettre des titres, etc. qui vont gêner la fabrication des courriers préparés. Le pays pourra être utile pour des statistiques.

Pour l'inscription des Rédacteurs et des Chefs de rubrique, le Directeur ajoutera les initiales et complétera l'adresse: les initiales sont utiles pour la vision synthétique du tableau de bord des revues. On devine de cette manière les responsables des articles en cours; les coordonnées apparaîtront dans les fenêtres donnant des informations sur le comité éditorial.
Attention: pour les acteurs principaux, émetteurs de courriels préparés depuis la plateforme (Directeur, Rédacteur et Chef de rubrique, et si besoin Réviseur, Responsable de la mise en page et Correcteur d'épreuves), il faut ajuster le champ "signature" dans le profil, en fonction des choix de signature dans les courriels préparés.

4. Circuit d'évaluation d'un article

(a) Soumission
Lorsqu'un auteur veut soumettre un article, il doit d'abord s'inscrire dans la base, si ce n'est déjà fait.
Attention: sur un site multi-journaux, un auteur peut être inscrit sans le savoir, parce qu'il a déjà soumis un article ou a été rapporteur dans une autre revue hébergée par le site. En introduisant son adresse électronique, il reçoit un message d'erreur car l'adresse existe déjà dans la base. En général, il contactera le journal et le Directeur pourra vérifier rapidement que c'est le cas (voir plus loin, "Afficher les utilisateurs qui n'ont aucun rôle").

Suivant le paramétrage fait sur la revue, l'Auteur devra cocher un certain nombre de cases, entrer les méta-données (titre, auteurs, etc.) et éventuellement rentrer sa bibliographie, télécharger son fichier, éventuellement des fichiers supplémentaires, puis confirmer sa soumission.

Sur sa page d'accueil utilisateur, il voit que, pour son rôle d'Auteur, il a une soumission active. En cliquant dessus, il tombe sur la page RÉSUMÉ/SUMMARY de l'article, qui donne notamment l'état (non assigné) de sa soumission, état qui évoluera.
Attention: Le système est assez transparent pour l'Auteur. S'il remarque que son article reste non assigné trop longtemps, il sera en droit de se plaindre.

L'Auteur a aussi accès aux rubriques ÉVALUATION/REVIEW et RÉVISION/EDITING, qui sont bien sûr moins détaillées que celles vues par un Rédacteur ou par un Chef de rubrique. Dans la rubrique ÉVALUATION, l'Auteur pourra télécharger des versions révisées de son texte. Il n'aura à utiliser la rubrique RÉVISION que si son article est accepté pour publication.

(b) Assignation d'un Rédacteur et d'un Chef de rubrique
Une fois que la soumission est confirmée par l'Auteur, un courriel automatique d'accusé de réception lui est envoyé, avec copie au Directeur, qui prévient alors le/les Rédacteur(s).
Attention: il est utile à cette étape que le Directeur vérifie le profil du nouvel utilisateur (dans la liste des utilisateurs inscrits à la revue), en normalisant les noms (supprimer des majuscules inutiles par exemple) et supprimer les champs de titre/Salutation, qui peuvent interférer avec les courriers préparés. Tant qu'à faire, le Directeur peut aussi vérifier les métadonnées de l'article; pour cela il doit d'abord prendre un rôle de Rédacteur (voir ci-dessous).

Le/les Rédacteur(s) voient dans leur tableau de bord de leur rôle la liste des articles non assignés, en cours d'évaluation, en cours de révision, et archivés, avec différentes informations sur les dates, les initiales des Rédacteurs et des Chefs de rubrique en charge (en général un de chaque), etc. En cliquant sur un article non assigné, le Rédacteur sera dirigé vers la rubrique RÉSUMÉ de l'article, pour un article en cours d'évaluation il sera dirigé vers la rubrique ÉVALUATION et pour un article en cours de révision il sera dirigé vers la rubrique RÉVISION.

Donc la première étape pour le Rédacteur qui prendra la charge de l'article soumis sera de s'assigner comme responsable, et d'assigner un Chef de rubrique (ou plusieurs).
Attention: avant cette assignation, il est utile de vérifier en détail les méta-données qui suivront l'article tout au long de son parcours, si le Directeur ne l'a pas déjà fait. Il faut normaliser les noms, vérifier que l'Auteur a bien entré les noms des co-auteurs, et le faire sinon (les co-auteurs ne sont pas reconnus comme utilisateurs), éventuellement entrer des méta-données qui se trouvent dans l'article.
Attention: lors de l'assignation d'un Chef de rubrique, un courriel automatique s'affiche, que le Rédacteur peut modifier si besoin. Je trouve utile qu'après l'envoi, le Rédacteur décoche la case Révision pour le Chef de rubrique et consigne ce choix, ce qui permettra au Chef de rubrique de ne pas avoir sa boîte pleine de courriels inutiles lors de la révision, s'il y en a.
Une fois l'assignation faite, l'article passe dans la rubrique RÉVISION du tableau de bord, et devient visible pour le Chef de rubrique assigné. Ce dernier possède alors les mêmes droits que le Rédacteur sur l'article.
Attention: la politique de la revue peut imposer que les Chefs de rubrique n'aient pas la possibilité de notifier une décision à l'Auteur, et que seul un Rédacteur puisse le faire. Il est possible de paramétrer le site pour que ce soit possible, mais pour le moment je ne connais pas de moyen de faire en sorte que certains journaux du site procèdent d'une manière et les autres de l'autre.

(c) Cas d'un rejet direct, sans évaluation
Pour un article farfelu que le Rédacteur veut rejeter directement, la possibilité existe dans la page RÉSUMÉ. En cliquant sur le lien Rejeter et archiver, un courriel de refus pour l'Auteur s'affiche, que le Rédacteur peut modifier. Une fois le courriel envoyé, l'article est automatiquement transféré dans la rubrique ARCHIVES.
Attention: en cas d'erreur de jugement, il est toujours possible de remettre l'article dans la rubrique NON ASSIGNÉ ou ÉVALUATION en ouvrant sa page RÉSUMÉ (l'article est dans les archives) et de cliquer sur le lien de restauration.

(d) Cas d'un article standard
Une fois l'article passé dans la rubrique ÉVALUATION, le travail éditorial sérieux commence. Suivant la politique de la revue, le Chef de rubrique s'occupe complètement du processus jusqu'à la décision, ou bien c'est le Rédacteur qui s'en occupe, en collaboration avec le Chef de rubrique. Dans la suite, je l'appelle le Responsable.

(d0) Évaluation
Donc le Responsable commence par choisir un/des Évaluateur(s) en cliquant sur le lien de sélection des évaluateurs. Si l'Évaluateur souhaité n'existe pas dans la base des utilisateurs inscrits avec le rôle d'évaluateur, il faut d'abord chercher s'il existe dans la base des utilisateurs du site (inscrire un évaluateur à partir des utilisateurs inscrits). Si c'est le cas, on donne le rôle d'Évaluateur à l'utilisateur souhaité. Sinon, on crée l'Évaluateur (et l'utilisateur par la même occasion). Ici encore, je préconise de ne remplir que les champs strictement nécessaires et le pays.

Dans la page ÉVALUATION de l'article, les évaluateurs sont présents désormais, et il faut leur envoyer un courriel préparé de demande. Ce courriel peut être modifié.
Attention: avant cela, il est utile de modifier éventuellement la date souhaitée de renvoi du rapport (le délai par défaut paramétré dans la revue s'affiche).

Les Évaluateurs contactés doivent accepter de faire le travail. Ils le font soit directement sur leur page d'utilisateur, soit en l'indiquant au Rédacteur, qui l'indiquera sur la page ÉVALUATION. Éventuellement, le Directeur, qui n'a rien d'autre à faire, peut le faire en prenant le rôle de l'Évaluateur.

Si l'Évaluateur ne répond pas à cette première demande, on peut, en cliquant une nouvelle fois sur le courriel de demande, renvoyer une demande, et ajouter un petit mot.
Si l'Évaluateur fait vraiment la sourde oreille, ou s'il refuse, le Responsable peut annuler la demande à cet évaluateur en cliquant sur lien correspondant. Le courriel qui s'affiche n'a pas de raison d'être envoyé, et le Responsable peut omettre l'envoi.

Si l'Évaluateur accepte, et s'il n'envoie pas son rapport à la date souhaitée, un clic sur le lien de relance permet d'envoyer un message préparé. On peut itérer ce clic si le rapport tarde à venir.

Attention: une ERREUR courante, qui ne pardonne pas, consiste à choisir une recommandation AVANT de télécharger le fichier d'évaluation et/ou de copier/coller les commentaires dans la bulle prévue à cet effet. Il y a un message d'avertissement, mais il peut arriver qu'on passe outre. La sélection d'une recommandation doit être effectuée APRÈS avoir rentré ces informations. L'erreur peut être commise par l'Évaluateur ou par le Responsable lorsqu'il a reçu le rapport par courriel. La seule solution que je connaisse à ce problème consiste à entrer les informations envoyées par l'Évaluateur comme une Note associée à l'article, en passant par la rubrique HISTORIQUE (tout en bas de la rubrique). De cette manière, on conserve les infos, mais pas directement visible à la place qu'elles devraient avoir.

Une fois les rapports reçus, les Responsables prennent une décision et l'un d'eux en informe l'Auteur.

Le Responsable sélectionne un choix et le consigne. Il clique ensuite sur le courriel de notification à l'Auteur, où un message préparé s'affiche (dépendant du choix fait), qu'il peut modifier. Il est possible d'ajouter les commentaires des rapporteurs qui ont été entrés dans les bulles. Il est possible de télécharger les rapports. Si on veut éviter ce téléchargement, il suffit de cliquer sur les cases au niveau des fichiers de rapports dans la page d'évaluation, qui rend les rapports téléchargés visibles par l'Auteur sur sa page d'utilisateur. Prendre garde cependant que ces fichiers n'aient pas à être modifiés avant transmission à l'Auteur.

Attention: avec les courriels définitifs envoyés à l'Auteur, je trouve poli d'informer les Évaluateurs du résultat; pour cela il suffit de cocher la case correspondante dans le courriel à l'Auteur (sous le texte du message), de sorte qu'après l'envoi, un nouveau courriel s'affiche pour les Évaluateurs en bcc. Si on a oublié de le faire à ce moment, il est possible de le faire plus tard, en re-cliquant sur le courriel de notification à l'Auteur, cochant la case, et en omettant l'envoi du courrier à l'Auteur; le courriel s'affiche alors pour les Évaluateurs en bcc.

(d1) Cas d'un rejet
Le Responsable sélectionne ce choix et le consigne. Une fois le courriel de refus envoyé à l'Auteur, l'article passe dans la rubrique ARCHIVES.

(d2) Cas d'une demande de révision (légère)
Ce choix anticipe une acceptation, et n'imposera pas un deuxième passage sérieux chez les Évaluateurs. Tout au plus, la version révisée pourra être envoyée aux Évaluateurs pour vérification (rapide). On ne s'attend pas à des vagues sérieuses. Si besoin on renvoie à l'Auteur des remarques supplémentaires.
Lorsque l'Auteur télécharge sa version révisée finale, le Responsable reprend la décision (acceptation maintenant) et la re-consigne. On passe à (d4).

(d3) Cas d'une demande de resoumission (révision sérieuse)
Ce choix anticipe un nouveau passage (long) chez les rapporteurs et éventuellement l'insertion d'autres Évaluateurs dans le cycle. Une fois le courriel envoyé, un nouveau bouton apparaît (Resoumettre), qu'il faudra utiliser une fois seulement la version révisée reçue.
Une fois celle-ci téléchargée (par l'Auteur, ou par un Responsable, ou par le Directeur), le Responsable la sélectionne et clique sur le bouton de resoumission.
Un nouveau cycle d'évaluation se met en place, avec les Évaluateurs du cycle 1 présents par défaut. Le Responsable peut les garder, les supprimer, en ajouter d'autres, et se retrouve en (d0). Le processus aboutit à (d1), (d2), (d3) ou (d4).

(d4) Cas d'une acceptation
Après avoir sélectionné (ou re-sélectionné, cas (d2)) le choix d'acceptation, le Responsable notifie la décision à l'Auteur par l'envoi d'un courriel. Un nouveau bouton apparaît qui permettra d'envoyer l'article à la production. On l'utilise une fois seulement le fichier de l'Auteur reçu. Le courriel préparé peut demander à l'Auteur d'envoyer/télécharger ses fichiers sources tex, etc. Dans ce cas, il est utile de demander de télécharger un seul fichier zip. Une fois ce fichier présent sur la base (par l'Auteur ou par un Responsable, ou par le Directeur), on le sélectionne et on clique sur le bouton d'envoi en production. L'article passe alors dans la rubrique RÉVISION.

5. Circuit de révision d'un article accepté

Chaque revue a sa méthode pour passer de l'article accepté à l'article publié. OJS propose un circuit complet, souvent trop complet pour nos revues. Même si la revue ne publie pas ses articles en ligne via OJS, il est important de réaliser un fascicule ou volume factice, de sorte que la structuration sur OJS soit la même que la structuration en ligne (sur cedram par exemple). Donc je décris le processus qui aboutit à la publication en ligne, même si celle-ci reste factice.

Je vais décrire le processus suivant:
- après réception du fichier source de l'Auteur, l'article est envoyé à un Réviseur/Copyeditor qui le met aux normes et propose des corrections (langue notamment).
- le Réviseur envoie/télécharge une première version pdf à l'Auteur, qui accepte ou non les corrections proposées, en répondant au Réviseur. (Pour le JEP, les lignes sont numérotées dans cette version.)
- le Réviseur réalise les épreuves finales et les télécharge, en passant la main au secrétaire de rédaction (nouveau Rédacteur en charge de l'article). (Pour le JEP, l'épreuve est datée en filigrane gris très clair.)
- le Rédacteur envoie un courriel à l'Auteur, lui demandant d'accepter les épreuves finales et signer un accord de publication à renvoyer. (Pour le JEP, le fichier d'accord est fabriqué automatiquement avec le fichier d'épreuves, et utilise les méta-données dans le fichier tex.)
- Une fois cet accord reçu, le Rédacteur demande au Responsable de la mise en page/Layout Editor de fabriquer la version définitive de l'article. Pour le JEP, il suffit de supprimer du fichier tex les appels aux macros qui fabriquent le filigrane et l'accord.)
- Une fois cette version définitive fabriquée, le Responsable de la mise en page ou le Rédacteur l'inclut comme Épreuve (Galley proof).
- le Rédacteur consigne alors un volume/fascicule et une date pour la publication.

OJS prévoit aussi l'intervention d'un Correcteur d'épreuve/Proofreader, mais je ne l'utiliserai pas.

(5.0) Changement de Rédacteur
Une fois la notification d'acceptation à l'Auteur faite, le secrétaire de rédaction (s'il existe et est inscrit comme Rédacteur) prend en charge l'article, en allant dans la rubrique RÉSUMÉ, en supprimant le Rédacteur existant (inutile pour le Chef de rubrique, dont la fonction de révision a été désactivée) et en s'ajoutant comme responsable. Il faut consigner cette modification
Attention: tous les Rédacteurs, ainsi que le Chef de rubrique en charge de l'article, ont toujours accès à toutes les informations (et pourraient éventuellement effectuer des actions), mais ils ne seront pas destinataires de divers courriels de la rubrique révision.

(5.1) Envoi du fichier dans la rubrique RÉVISION
Une fois que le fichier source de l'Auteur sont téléchargés sur le site et que le Responsable a cliqué sur le bouton d'envoi en révision dans la rubrique ÉVALUATION, on passe à la rubrique RÉVISION, et la sous-rubrique Révision.

Remarques générales.

(a) Trois rôles supplémentaires sont possibles (Réviseur, Correcteur d'épreuve, Responsable de la mise en page), ce qui signifie que ces intervenants sont utilisateurs la plateforme.
Le Réviseur et le Responsable de la mise en page interviennent sur les fichiers LaTeX, donc doivent avoir la formation correspondante.
Le Correcteur d'épreuve est inutile pour le JEP.
Il me semble important d'inscrire des utilisateurs aux rôles de Réviseur et Responsable de la mise en page, même si c'est factice. Un seul utilisateur conviendra pour les deux. Si ce n'est pas l'intervenant réel, le secrétaire de rédaction ou un Rédacteur peuvent aussi avoir ces rôles, afin de les prendre au moment utile. Le Directeur peut toujours se connecter en tant que... de toute façon.

(b) La rubrique RÉVISION de l'Auteur est identique à celle du Rédacteur, avec bien sûr moins d'actions possibles. Mais les fichiers qui apparaissent successivement dans la rubrique du Rédacteur apparaissent de la même manière dans celle de l'Auteur. Aussi, l'Auteur peut les télécharger et on n'a pas besoin de les transmettre par courriel.

(5.2) Le Rédacteur assigne un Réviseur (de la même manière que pour les autres assignations), avec un courriel préparé.

(5.3) Révision initiale.
(5.3.a) Le Réviseur réceptionne le fichier source, demande éventuellement des compléments directement à l'Auteur ou par l'intermédiaire du Rédacteur, et produit une version révisée. Il télécharge le fichier pdf (première révision) et envoi un courriel de fin de première révision à l'Auteur (Révision initiale terminée). L'Auteur pourra télécharger cette version depuis son compte, mais le Réviseur peut aussi attacher le fichier à son courriel.
Attention: le Rédacteur a la possibilité d'envoyer un courriel analogue à l'Auteur, mais il ne le fait pas, dans le circuit proposé ici.

(5.3.b) Le Rédacteur est en cc du courriel précédent, et envoie un accusé de réception au Réviseur. La Révision initiale est terminée.

(5.4) Révision finale.
(5.4.a) L'Auteur envoie ses remarques, ou bien télécharge un fichier pdf annoté, et avertit le Réviseur (Rédacteur en cc) qu'il l'a fait.
Le Rédacteur envoie un accusé de réception à l'Auteur (Étape 2 de la sous-rubrique Révision).
Attention: si l'Auteur ne passe pas par la plateforme, je suggère que le Directeur se connecte en tant qu'Auteur, et fasse les manipulations à la place de l'Auteur. Ce sera plus clair pour la suite du processus, notamment pour conserver le contenu d'un courriel de l'Auteur.

(5.4.b) Le Réviseur prépare les épreuves finales, télécharge le fichier pdf, et envoie le courriel préparé au Rédacteur. La Révision est terminée pour lui.

(5.4.c) Le Rédacteur envoie un accusé de réception au Réviseur (au niveau de l'étape 3 de la sous-rubrique Révision.) La Révision est terminée. Le fichier d'épreuves finales apparaît dans la sous-rubrique "Mise en page".

(5.5) Planification du calendrier.
La deuxième sous-rubrique est la planification du calendrier de publication. Elle permet notamment d'annoncer un article à paraître si la revue est publiée par OJS. En planifiant, on ajoute l'article à la table des matières du prochain numéro. On accède à cette table en cliquant sur "Sommaire". L'article sera prêt pour publication lorsque la case "Révisé" sera cochée. Il faut continuer les étapes de la rubrique RÉVISION. Il faut que le fascicule ou volume ait été créé par l'action "Créer un numéro". Ou bien on peut envoyer dans le numéro courant, s'il y en a, ou dans les numéros futurs, ou dans un numéro précédent (voir pourquoi en (5.8)).

(5.6) Accord de l'Auteur (sous-rubrique Correction d'épreuves).
Dans le circuit JEP, le Rédacteur saute momentanément la sous-rubrique "Mise en page" et passe à "Correction d'épreuves".
Il envoie à l'Auteur un courriel avec en attaché l'accord de publication à signer, et le lien vers la page RÉVISION de l'Auteur (ou en attaché le fichier d'épreuves finales).
L'Auteur renvoie, via la même sous-rubrique de son compte utilisateur, l'accord signé. Si l'Auteur n'utilise pas la plateforme, je suggère que le Directeur se connecte en tant qu'Auteur pour effectuer l'envoi de cette manière, afin de garder un bon archivage.
Le Rédacteur envoie l'accusé de réception correspondant à l'Auteur. L'étape d'accord est terminée.

(5.7) Mise en page.

(5.7.a) Le Rédacteur revient à la sous-rubrique "Mise en page". Il assigne un Responsable de la mise en page et lui envoie un courriel pour lui demander de fabriquer l'épreuve finale.

(5.7.b) Le Responsable de la mise en page fabrique cette épreuve finale et la télécharge comme "Épreuve" (Galley proof), deuxième rond à cocher dans la sous-rubrique "Mise en page". Il envoie un courriel au Rédacteur pour indiquer que le travail est terminé.

(5.7.c) Le Rédacteur accuse réception (première ligne de la rubrique "Mise en page").

(5.8) Publication.
Tant que le volume ou fascicule n'a pas été "publié" (voir étape (5.5)), l'article reste dans la section RÉVISION. C'est voulu par OJS, mais un peu dommage.
Une façon de le déplacer dans la section des archives consiste à cliquer sur "Sommaire" pour voir le sommaire du numéro dans lequel se trouve l'article, et de cliquer sur "Publier le numéro" puis "Dépublier le numéro".
Pour les revues qui n'utilisent pas OJS pour publication, je suggère plutôt l'opération suivante:
- Pour le premier article d'un numéro qui vient d'être crée, on planifie en (5.5) l'article pour ce nouveau numéro, puis on "publie" le numéro.
- Pour les articles suivants du numéro, on les planifie dans le numéro en question, qui est déjà publié.
Ainsi, les articles terminés seront archivés.

6. Traitement d'un article archivé

La section des ARCHIVES contient tous les articles traités, aussi bien ceux qui ont été acceptés que ceux qui ont été rejetés. On peut supprimer ces derniers, mais il vaut mieux les garder pour avoir un historique complet de l'activité, et pour des statistiques (rapport publiés/reçus). Par contre, on ne peut pas supprimer les articles qu'on a acceptés et qu'on a inclus dans un fascicule (voir paragraphe 5).
Attention: il faut savoir que les acteurs concernés gardent toujours les mêmes droits sur les articles. Par exemple, l'Auteur peut toujours accéder à ses pages, il peut y modifier des choses dans la mesure de ses droits lors de la soumission, l'évaluation ou la révision. C'est normalement sans danger. Néanmoins, si on souhaite supprimer cette possibilité, PKP suggère au Rédacteur (le secrétaire de rédaction s'il y en a), de modifier les métadonnées, en
- s'ajoutant comme auteur de l'article,
- se placer comme auteur principal,
- supprimer l'auteur secondaire qu'est devenu le véritable Auteur.
De cette manière, l'Auteur n'a plus de droits sur l'article archivé.