Formation OJS Grenoble janvier 2015 - Paramétrage

Journée de formation sur OJS assurée par Claude Sabbah à Grenoble le 6 janvier 2015 - Deuxième partie: paramétrage

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Cette partie s'adresse au Directeur de la revue/Journal manager. Elle décrit les principales rubriques liées au paramétrage initial et à la gestion des utilisateurs de de la revue.

1. La page d'accueil du Directeur

Sur sa page d'accueil d'utilisateur, le Directeur peut intervenir sur trois groupes de rubriques:

  • Les pages de gestion de la revue sont surtout utiles pour le paramétrage initial de la revue, et les corrections ou améliorations ultérieures (notamment la modification des courriels préparés).
  • Les pages de gestion des utilisateurs permettent d'intervenir sur la liste des utilisateurs.
  • Les pages de rôles permettent d'accéder directement aux différents rôles, notamment pour se connecter en tant que...

Seules les pages de gestion vont être décrites plus bas.

Pages de gestion

    » Explorateur de fichiers
    » Rubriques de la revue
    » Formulaires d'évaluation
    » Langues
    » Bloc générique
    » Courriels préparés
    » Outils de lecture
    » Configuration
    » Statistiques & rapports
    » Paiements
    » Plugiciels du système
    » Importer/Exporter les données

Utilisateurs

    » Utilisateurs inscrits à cette revue
    » Inscrire un utilisateur à cette revue à partir de ce site
    » Afficher les utilisateurs qui n'ont aucun rôle
    » Créer un nouvel utilisateur
    » Fusionner les utilisateurs

2. Pages de gestion des utilisateurs

    » Utilisateurs inscrits à cette revue
Ce lien permet d'accéder à la liste de tous les utilisateurs de la base du site qui ont un rôle quelconque dans la revue. Ce sont des utilisateurs qui se sont inscrits (le plus souvent comme Auteurs, mais aussi les Lecteurs) ou qui ont été inscrits (les Rédacteurs, Chefs de rubrique, Évaluateurs, intervenants techniques).

    » Inscrire un utilisateur à cette revue à partir de ce site
Ce lien permet de voir la liste des utilisateurs inscrits sur le site par une autre revue du site. Le Directeur peut en inscrire certains à des rôles de la revue, mais il ne pourra pas se connecter en tant que... ou modifier leur profil. Si l'article a subi plusieurs cycles d'évaluation, on peut accéder aux cycles précédents à partir de la page RÉSUMÉ de l'article, en restaurant les cycles précédents.

    » Afficher les utilisateurs qui n'ont aucun rôle
Les utilisateurs qui se sont inscrit comme utilisateurs du site via la revue sans prendre de rôle particulier, ou qui ont été désinscrits par le Directeur, sont visibles sur ce lien.

     » Créer un nouvel utilisateur
Ce lien est surtout utile au lancement de la revue, lorsqu'il faut inscrire le comité de rédaction et tous les intervenants à leurs rôles respectifs.

    » Fusionner les utilisateurs
Ce lien est très utile pour supprimer des utilisateurs de la base. En effet, dans la liste des utilisateurs, le Directeur peut désactiver un utilisateur, le désinscrire d'un rôle particulier, ou le supprimer de la liste des utilisateurs inscrits (avec rôle) pour l'inclure dans la liste des utilisateurs sans rôles. Mais l'utilisateur existe toujours dans la base du site.

Lorsqu'on veut supprimer (définitivement) un utilisateur (un spammeur par exemple) du site, on le fusionne/merge sur un autre utilisateur (le Directeur) par exemple. L'utilisateur à fusionner doit être inscrit à un rôle, même minimal. On le sélectionne d'abord, puis on sélectionne l'utilisateur qui recevra toutes les propriétés du premier. Par exemple, si on élimine un évaluateur, l'utilisateur sur lequel il est fusionné hérite de tout l'historique de l'évaluateur. C'est donc une opération assez radicale, que je n'utilise que pour éliminer les spammeurs du site (qui se sont inscrits via le JEP).

Si le spammeur est inscrit sans rôle, il faut d'abord l'inscrire à un rôle (Lecteur par exemple) avant de le fusionner sur l'utilisateur-réceptacle.

L'utilisateur fusionné disparaît ainsi de la base du site.

3. Pages de gestion de la revue

    » Explorateur de fichiers
permet au Directeur de retrouver les fichiers téléchargés relatifs à un article. Il les retrouvera en général plus facilement en se connectant comme Rédacteur et en retrouvant l'article dans la liste où il se trouve (Évaluation, Révision, Archives).

    » Rubriques de la revue
Par défaut, une rubrique "Articles" existe. Il pourrait exister une organisation avec plusieurs rubriques: par exemple, une rubrique par grand domaine scientifique couvert par la revue, ou une rubrique par type possible (article, note de lecture, annonce de résultat, etc.).

    » Formulaires d'évaluation
Je n'ai pas testé cette rubrique, qui ne semble pas concerner la pratique habituelle des revues de mathématiques.

    » Langues
Le Directeur installe ici les langues du site de la revue à partir de celles existant sur le site. Français et anglais semblent suffire. Certaines revues n'affichent qu'en anglais. Pour une version bilingue, tous les textes et courriels préparés seront introduits dans les deux langues.

    » Bloc générique
Le Directeur présente la structure éditoriale de la revue, telle qu'elle sera visible publiquement à partir de la rubrique A PROPOS présente sur toutes les pages OJS. Il peut laisser OJS faire le travail, ou donner les titres souhaités aux différents rôles. Il est important de soigner la présentation de cette rubrique puisque beaucoup d'auteurs vont la consulter avant de soumettre leur article.

    » Courriels préparés
Dans cette rubrique, le Directeur modifie les courriels préparés par défaut, dans les langues de la revue. Clairement visibles: l'emploi du courriel, son expéditeur et son destinataire. Pas visibles: les destinataires en cc.

Les deux langues s'affichent simultanément. Toujours penser à enregistrer les modifications quand on a modifié un courriel.

Suivant les courriels (qui seront envoyés à une étape précise du processus éditorial), certaines variables sont actives et d'autres non. Si on inclut une variable non active, elle ne prendra pas de valeur dans le courriel effectivement envoyé.
Par exemple, dans le courriel REVIEW REQUEST, la variable {$articleTitle} est active, mais {$authorName} ne l'était pas par défaut. Elle a été activée sur l'installation de Mathrice par l'administrateur, en modifiant un fichier de configuration, d'après une indication lue sur le forum PKP.
Il faut aussi prendre garde à la signature des courriels, et faire des tests avec divers champs signature du profil des expéditeurs des courriels.

    » Outils de lecture
Je n'ai pas testé cette configuration.

    » Configuration
Détaillé dans la section 4 ci-dessous.

    » Statistiques & rapports
Pour engendrer divers types de rapports d'activité.

    » Paiements
Je n'ai pas testé.

    » Plugiciels du système
En grand nombre, mais il faut parfois les droits d'administrateur pour les installer correctement. Je n'ai pas testé beaucoup de ces plug-ins, et il faudrait les explorer plus en détail.

    » Importer/Exporter les données
Je n'ai pas testé.

4. Configuration de la revue

Comme indiqué dans le guide OJS, il y a 5 grandes rubriques, qui sont bien expliquées dans ce guide. Je vais simplement commenter les points utiles.
Atention: Penser à entrer les informations dans une langue, puis enregistrer, avant de passer à l'autre langue.

    » Détails
Le formulaire est assez clair. Je conseil d'entrer les textes en utilisant l'éditeur html (ou son éditeur html préféré) pour soigner la mise en page.

Le contact principal, et son titre, ainsi que le contact de soutien, appraissent comme contacts dans la rubrique A PROPOS de la revue.

    » Politiques
Les informations sur la politique de publication de la revue, qui apparaissent dans la sous-rubriques "Politiques" de la rubrique A PROPOS sont données ici. Il est donc important qu'elles soient assez précises. On peut ajouter une sous-rubrique dans A PROPOS (en retrancher une nécessite sans doute une intervention au niveau des fichiers de configuration).

Les choix à effectuer en ce qui concerne le contact avec les évaluateurs sont clairement expliqués.

    » Soumissions
On remplit les directives aux auteurs et on indique les déclarations que les auteurs doivent faire en cochant une case. Voici la liste ordonnée pour le JEP:

  1. Merci de ne compléter, dans le formulaire des pages suivantes, que les champs obligatoires marqués par une astérisque. (Ici j'en ai profité pour donner une information qui facilite le traitement postérieur des articles).
  2. La soumission n'a pas déjà été publiée, et elle n'est pas considérée actuellement par une autre revue (ou une explication a été fournie dans Commentaires au rédacteur).
  3. Le fichier de la soumission est au format pdf
  4. Le texte se conforme aux exigences stylistiques et bibliographiques décrites dans Directives aux auteurs, qui se trouve dans « À propos de la revue ».

Ces directives sont lisibles dans la rubrique A PROPOS/Soumissions.
A noter: on ne demande pas ici à l'Auteur de certifier que le soumissionnaire est bien l'un des auteurs de l'article soumis. Pour le JEP, ceci est fait lors de l'accord de publication.

Les autres champs à remplir sont clairement expliqués. Par exemple, pour le JEP, le champ CLASSEMENT PAR SUJET a été rempli par
Mathématiques - Classification par sujet 2010
http://msc2010.org

Dans la rubrique AVIS DE SOUMISSION À L'AUTEUR, il est important de cocher une case pour être averti à chaque soumission.

    » Gestion
A noter: En 4.3, il semble adapté de cocher la case correspondant à
Des identifiants personnalisés seront utilisés pour identifier les articles publiés.
En 4.5, 4.6 et 4.7, les choix dépendent du fonctionnement réel de la revue. On peut tout attribuer à un Rédacteur, et c'est le secrétaire éditorial dans son rôle de Rédacteur qui effectue le travail. Ou bien il y a des intervenants extérieurs auxquels le secrétaire éditorial ou le Responsable attribuera le travail technique sur l'article.

    » Apparence
C'est ici de cosmétique qu'il s'agit, pour l'essentiel. Malheureusement, le Directeur n'a pas toute la main. Par exemple, si on veut inclure une image en guise de titre des pages, il faut que celle-ci ne soit pas trop haute. Les tailles des différentes parties de la page peuvent être modifiées par l'administrateur dans les fichier css des thèmes proposés.
C'est ici qu'on peut ajouter une rubrique supplémentaire après ACCUEIL, A PROPOS, etc. A noter que les rubriques renvoyant au contenu de la revue (sommaire, archives) ne sont présentes que si l'on a chois de publier la revue via OJS à l'étape Gestion.
Par exemple, pour le JEP, tous les blocs activés (ils ne le sont pas tous) sont positionnés à droite, ils sont encadrés en activant le plug-in Roundcorners, le thème choisi est desert.css.
Enfin je trouve commode, pour la gestion des utilisateurs, d'afficher de longues listes par page, pour pouvoir par exemple faire l'opération de fusion d'utilisateurs en une seule fois.